経費の領収書が感熱紙で消える前に!どんな保管方法がいい?


フリーランスの皆さん経費の領収書はきちんと保管してますか!保管義務があるのは7年ですよ!というわけで領収書の束を押入れにぶち込んで放ったらかしの人も多いのではないでしょうか?

今回は、感熱紙でもらった領収書の文字が消えてしまって経費の領収書として認めてもらえなかった。なんて悲しい事がないようにきちんと管理しましょうというお話です。

消えたレシートはただの紙です。

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感熱紙で保管していたら文字が消えた

最近では本当に感熱紙の領収書が増えてきました。それを書類の保管義務のある期間内だけでも、文字が読める状態で保つことができるでしょうか?

実は保管状態によっては、完全に文字が消えてしまうケースもあります。

経費の領収書の文字が消えるという事は経費が消える事と同じです!…すみません言い過ぎました。

でも、取引先に確認して何とか証明できる道も残さているかもしれませんが、何月何日何時に何を買ったのか頭で覚えているのは無理ですよね。

最悪の場合では税務調査の時等に領収書を確認して文字が読めなければ、それはただの白紙と同じですよね。経費算入が認められなくなってしまうでしょう。

感熱紙の保管方法

もしも経費の領収書が感熱紙で重要な物だった場合には、感熱紙を消さない方法で保管するしかありません。

感熱紙の敵は、熱と光と油分とアルコールなどに弱い性質があります。暗所で濃い色の封筒などがベストでしょうが、それでも心配な場合にはまずはコピーをとっておくことが一番です。

ちなみに、空気に触れないようにと、感熱紙にセロハンテープを貼ると、文字が一晩で消えてしまう結果になりますのでご注意下さい。

領収書の文字が消えてもよい状態を作る

高額商品の場合には、コピーをとって一緒に保管しておくのがベストです。重要な取引の場合には必ず感熱紙以外の証憑をつくり保存しましょう。

最近ではレシート兼領収書という発行方法も増えてきていますので、自己管理がさらに重要になります。

他にも対策としていくつかありますので、自分で継続できる方法を一つは利用しておきましょう。

  • 感熱紙の領収書の空き部分に店名や日付や金額をメモ!
  • 出金伝票を作成して同時に保管しておく!
  • コピーをとって一緒に保管しておく!
  • スマホで写真を撮っておく!(電子帳簿保存法について|国税庁

まとめ

保管義務が7年と定められている以上、私達国民は守る義務があります!それなのに…消えるかもしれない紙切れが証明として扱われる方がおかしいような気もします。

「領収書ください」「レシートが領収書になっております」という店舗も少なからず存在します。そんな時は焦らずに自力で保管する方法を試しましょう。

アイラブフリーランス!

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